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Sekretariat

Mo 08.00 - 11.30 Uhr
Di 09:30 - 13:00 Uhr
Mi 08.00 - 11.30 Uhr
Do 09.30 - 13.00 Uhr
Fr /

 Tel. 04221 22603

Email: info@overbergschule-delmenhorst.de

   

Datenspeicherung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

Der Umgang mit personenbezogenen Daten wird durch die Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“ genannt) geregelt. Personenbezogene Daten (nachfolgend „Daten“ genannt) sind einzelne Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie zum Beispiel der Name, die Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung oder das Geburtsdatum.

Gemäß der DSGVO gilt als „Verarbeitung“ jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden.

 

  1. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für den Datenschutz ist der Vorstand:

Claudia Stalljan, Marta K., Stefani Kluge, Markus Steineker, Dr. Christopher Dölle

Ansprechpartner:

Stefani Kluge

Letterhausstr. 23

27755 Delmenhorst

Information:

Der Vorstand des Freundeskreises der katholischen Grundschule Overbergschule Delmenhorst besteht aus drei bis sechs gewählten Personen. Als beratendes Mitglied gehört dem Vorstand zusätzlich ein Vertreter des Lehrerkollegiums der Overbergschule an.

Der Vorstand legt intern die Verteilung der Aufgaben fest, u.a. die Ausführung der Vorstandsbeschlüsse, den anfallenden Schriftwechsel sowie die Verwaltung des Mitgliederverzeichnisses, die Kassenführung und den Beitragseinzug.

Ein Vorstandsmitglied hat die Niederschriften von Sitzungen und Versammlungen anzufertigen.

Die Kassenführung wird einmal im Jahr von zwei Kassenprüfern, die von der Mitgliederversammlung für 2 Jahre gewählt werden, geprüft.

 

  • Datenspeicherung

 

Grundlage zur Datenerhebung

Satzung des Freundeskreises der katholischen Grundschule Delmenhorst, Vereinszweck

DSGVO Art. 6, Abs. 1 a,b,c (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung)

 

  • Erhobene Daten

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  1. Name, Vorname, Adresse
  2. Email, Telefonnummer, Beitrittsdatum
  3. Kontoverbindung, Mitgliedsbeitrag, Rücklastverfahren
  4. Klassenzugehörigkeit, Austrittsdatum
  5. Teilnahme an Freundeskreisaktionen

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/KassenwartIn:

  1. Name, Vorname, Adresse
  2. Email, Telefonnummer, Beitrittsdatum
  3. Kontoverbindung, Mitgliedsbeitrag, Rücklastverfahren
  4. Klassenzugehörigkeit, Austrittsdatum
  5. Teilnahme an Freundeskreisaktionen
  6. Vereinsposten
  7. Foto

 

  • Form der Datenspeicherung
  • Daten 1) bis 3) in Papierform (Beitrittserklärung/Anmeldeformular) im Sammelordner beim Vorstand
  • Daten 1) bis 4) elektronisch in Form der Mitgliederliste als Exceltabelle in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum elektronisch in Form einer Ehemaligenliste als Exceltabelle in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 5) in elektronischer Form und in Papierform in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 6) in Form einer Vorstandsliste inkl. KassenprüferIn/KassenwartIn in elektronischer Form und in Papierform in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 7) Foto als digitales Original und als Printversion (nur Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart) in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Bei der elektronischen Speicherung werden nach Möglichkeit übliche Vorgehensweisen zum Sicheren Umgang mit Daten berücksichtigt. Hierzu gehören eine aktive Firewall, eine Verschlüsselung der Daten oder verschlüsselte Datenträger.
  • Zur Datensicherung können die Daten in elektronischer Form in einem nicht öffentlichen Backup-Verzeichnis gesichert werden.

 

  • Zweck der Datenerhebung und Datenspeicherung

Vereinsführung auf Basis der Vereinssatzung:

  • Vereinsführung und -organisation
  • Organisation satzungsgemäßer und durch die Mitgliederversammlung beschlossener Vereinsaktionen
  • Weitergabe an Dritte

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Elektronische Übermittlung der Daten zum Lastschriftverfahren an die teilnehmenden Banken
  • Keine Weitergabe der Daten 1) bis 5) an weitere Dritte oder Drittstaaten

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Elektronische Übermittlung der Daten zum Lastschriftverfahren an die teilnehmenden Banken
  • Die Fotos und die Übersicht der Vorstandsmitglieder werden in Papierform in der Overbergschule an der Pinnwand des Freundeskreises zur Außendarstellung gegenüber der Elternschaft und des Schulkollegiums angebracht.
  • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder wird in elektronischer oder in Papierform in der Overbergschule an das Finanzamt Delmenhorst zum Zwecke der Steuerprüfung und Feststellung der Gemeinnützigkeit übermittelt.
  • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder (ohne Foto) wird in elektronischer Form auf der Internetseite des Freundeskreises zum Zwecke der Außendarstellung veröffentlicht.
  • Keine Weitergabe der Daten 1) bis 5) an weitere Dritte
  • Dauer der Speicherung

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Dauerhafte Speicherung bis auf Widerruf der Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum zum Zwecke der Erstellung einer Ehemaligenliste
  • Löschung aller weiteren Daten bei Austritt aus dem Freundeskreis oder auf Widerruf

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Dauerhafte Speicherung bis auf Widerruf der Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum zum Zwecke der Erstellung einer Ehemaligenliste
  • Löschung der Daten 6) und 7) bei Ausscheiden aus dem erweiterten Vorstand oder Widerruf
  • Löschung aller weiteren Daten bei Austritt aus dem Freundeskreis oder bei Widerruf

 

Teilnahme an Aktionen des Freundeskreises:

  • Die Daten zu 5) werden zur Organisation der Freundeskreis-Aktionen erhoben (Standdienst, Organisationszuständigkeiten). Die Daten werden nach Ende der Aktion gelöscht.
  • Einholung der Einwilligung

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Einwilligung mittels schriftlichem Aufnahmeantrag

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Einwilligung mittels schriftlicher Einverständniserklärung
  • Vorgang bei Nachfrage eines Vereinsmitglieds zur Datenspeicherung

Auskunft zur Datenspeicherung

Jedes Mitglied hat das Recht auf Auskunft über die über ihm gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (vgl. auch Art. 15 DSGVO). Dem Mitglied werden jedoch ausschließlich die ihm betreffenden Daten mitgeteilt. Die Mitteilung erfolgt schriftlich. Bereits gelöschte Daten können nicht mitgeteilt werden. Die Mitteilung erfolgt auf schriftlichem Verlangen des Mitglieds.

Über die Dokumentation und Verarbeitung der Daten wird das Mitglied mittels der aktuellen Datenschutzerklärung informiert (schriftliche und/oder elektronische Kopie des Dokuments „Datenschutzerklärung“).

Verlangen auf Datenänderung bzw. -aktualisierung

Jedes Mitglied hat das Recht auf Berichtigung, Aktualisierung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (vgl. auch Art. 16 DSGVO). Das Mitglied hat hierfür den Vorstand schriftlich oder elektronisch zu kontaktieren.

  • Dem Mitglied werden ausschließlich die ihm betreffenden Daten 1) bis 5) (Nichtvorstandsmitglied) bzw. 1) bis 7) (Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart) in schriftlicher Form mitgeteilt. Bereits gelöschte Daten können nicht mitgeteilt werden.
  • Dem Mitglied wird nach Verlangen schriftlich mitgeteilt, in welcher Form die Daten gespeichert werden (Kopie des Dokuments „Datenspeicherung und Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten“)
  • Darüber hinaus ist der Vorstand dazu verpflichtet, alle dritten Empfänger, denen gegenüber Daten durch den Vorstand offengelegt worden sind, über jedwede Berichtigung oder Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung, die aufgrund der Artikel 16, 17 Abs. 1, 18 DSGVO erfolgt, zu unterrichten. Diese Verpflichtung besteht jedoch nicht, soweit diese Mitteilung unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Unbeschadet dessen hat der Nutzer ein Recht auf Auskunft über diese Empfänger.
  • Vorgang bei Datenverlust oder Datenklau
  • Bei Bekanntwerden, dass personenbezogene Daten
    • ungewollt oder gewollt Dritten außerhalb des hier festgelegten Rahmens zugänglich gemacht worden sind oder
    • Datenträger ungewollt verlorengegangen sind oder
    • Unbekannte Dritte sich Zugriff zu den Daten verschafft haben,

so sind die betroffenen Mitglieder über den Vorgang zeitnah zu informieren.

  • Vorgang bei Verlangen auf Datenlöschung

 

Verlangen auf Datenlöschung

Jedes Mitglied hat das Recht auf eine unverzügliche Löschung seiner Daten oder Teilen davon (vgl. auch Art. 17 DSGVO).

  • Das Verlangen auf Löschung muss schriftlich erfolgen
  • Verlangt das Mitglied die Löschung der Daten 1) und 3), so kann dies nur in Folge der Kündigung aus dem Freundeskreis erfolgen, da die satzungsgemäße Zahlung des Mitgliedsbeitrags per Lastschrifteinzug nicht mehr gewährleistet ist
  • Verlangt das Mitglied die Löschung der Daten außer 1) und 3), so ist dem Verlangen zu entsprechen
  • Der Vorstand ist verantwortlich für die Löschung der Daten

 

  1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

  • Vorstand
  • Betroffene:
    • Alle Mitglieder
  • Datenkategorie:
    • 1) bis 6) sowohl Nicht-Vorstandsmitglieder als auch Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart
  • Speicherform und -ort:
    • Elektronisch und/oder in Papierform
    • Daten in Papierform werden in Sammelordnern abgelegt
    • Alle elektronischen Daten werden in gesammelter Form nach Möglichkeit auf einem verschlüsselten USB-Stick gespeichert
    • Alle elektronischen Daten können bei Bedarf als Backup in einem passwortgeschützten Verzeichnis auf einem Privatrechner und/oder in einem privaten Cloudrechner gespeichert werden
  • Zweck:
    • Allgemeine Mitgliederverwaltung, Pflegen der Mitgliederliste und Ehemaligenliste, Einladungen zur Jahreshauptversammlung, Erstellen von Mahnungen, Einladungen Freundeskreisaktionen, Organisation der Freundeskreisaktionen, Information (Elternbriefe, Info-Letter), Außendarstellung, Kommunikation Finanzamt
    • Allgemeine Mitgliederverwaltung, Einzug der Mitgliederbeiträge mittels Lastschriftverfahren
  • Form der Verarbeitung:
    • Erstellen einer elektronischen Mitgliederliste
    • Erstellen einer elektronischen Ehemaligenliste
    • Erstellen einer Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren
    • Erstellen von Listen zur Organisation der Freundeskreis-Aktionen (Standdienste, Organisationsdienste)
    • Verarbeitung der Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren
    • Elektronische Übermittelung der Daten an die teilnehmenden Banken
    • Prüfung von Rücklasten
  • Datenübermittlung an Dritte:
    • Die Fotos und die Übersicht der Vorstandsmitglieder werden in Papierform in der Overbergschule an der Pinnwand des Freundeskreises zur Außendarstellung gegenüber der Elternschaft und des Schulkollegiums angebracht.
    • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder wird in elektronischer oder in Papierform in der Overbergschule an das Finanzamt Delmenhorst zum Zwecke der Steuerprüfung und Feststellung der Gemeinnützigkeit übermittelt.
    • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder (ohne Foto) wird in elektronischer Form auf der Internetseite des Freundeskreises zum Zwecke der Außendarstellung veröffentlicht.
    • Übermittlung der Daten zum Lastschrifteinzug an die teilnehmenden Banken
  • Datenaustausch:
    • Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren wird an den/die KassenwartIn übergeben
    • Austausch der Mitgliederliste mit dem/der SchriftführerIn
    • Rückmeldung über Rücklastbuchungen innerhalb des Vorstands

Gültig mit dem 13.06.2021

Vorstand Overbergschule

   
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