Schulkontakt  

Sekretariat

Mo 08.00 - 11.30 Uhr
Di 09:30 - 13:00 Uhr
Mi 08.00 - 11.30 Uhr
Do 09.30 - 13.00 Uhr
Fr /

 Tel. 04221 22603

Email: info@overbergschule-delmenhorst.de

   

Kalender  

Letzter Monat September 2018 Nächster Monat
Mo Di Mi Do Fr Sa So
week 35 1 2
week 36 3 4 5 6 7 8 9
week 37 10 11 12 13 14 15 16
week 38 17 18 19 20 21 22 23
week 39 24 25 26 27 28 29 30
   

Die nächsten Termine  

Mo Sep 24 @08:10 - 12:50Kl. 3a Emomo-Woche
Di Sep 25 @08:10 - 12:50Kl. 3a Emomo-Woche
Mi Sep 26 @08:10 - 12:50Kl. 3a Emomo-Woche
Mi Sep 26 @10:30 - Erntedankgottesdienst für alle Klassen
Do Sep 27 @08:10 - 12:50Kl. 3a Emomo-Woche
Fr Sep 28 @08:10 - 12:50Kl. 3a Emomo-Woche
Mo Okt 01Herbstferien
Di Okt 02Herbstferien
Mi Okt 03Herbstferien
Do Okt 04Herbstferien
   

Datenspeicherung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

  1. Verantwortlichkeit

Verantwortlich für den Datenschutz ist der amtierende Vorstands-Vorsitzende:

Dr. Christopher Dölle

Cramerstr. 106

27749 Delmenhorst

 

  1. Datenspeicherung

 

Grundlage zur Datenerhebung

Satzung des Freundeskreises der katholischen Grundschule Delmenhorst, Vereinszweck

DSGVO Art. 6, Abs. 1 a,b,c (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung)

 

  • Erhobene Daten

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  1. Name, Vorname, Adresse
  2. Email, Telefonnummer, Beitrittsdatum
  3. Kontoverbindung, Mitgliedsbeitrag, Rücklastverfahren
  4. Klassenzugehörigkeit, Austrittsdatum
  5. Teilnahme an Freundeskreisaktionen

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/KassenwartIn:

  1. Name, Vorname, Adresse
  2. Email, Telefonnummer, Beitrittsdatum
  3. Kontoverbindung, Mitgliedsbeitrag, Rücklastverfahren
  4. Klassenzugehörigkeit, Austrittsdatum
  5. Teilnahme an Freundeskreisaktionen
  6. Vereinsposten
  7. Foto (nur Vorstandsmitglieder)

 

  • Form der Datenspeicherung
  • Daten 1) bis 3) in Papierform (Beitrittserklärung/Anmeldformular) im Sammelordner beim Vereinsvorsitzenden
  • Daten 1) bis 4) elektronisch in Form der Mitgliederliste als Exceltabelle in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum elektronisch in Form einer Ehemaligenliste als Exceltabelle in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 5) in elektronischer Form und in Papierform in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 6) in Form einer Vorstandsliste inkl. KassenprüferIn/KassenwartIn in elektronischer Form und in Papierform in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Daten 7) Foto als digitales Original und als Printversion (nur Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart) in verschlüsselter oder unverschlüsselter Form
  • Bei der elektronischen Speicherung werden nach Möglichkeit übliche Vorgehensweisen zum Sicheren Umgang mit Daten berücksichtigt. Hierzu gehören eine aktive Firewall, eine Verschlüsselung der Daten oder verschlüsselte Datenträger.
  • Zur Datensicherung können die Daten in elektronischer Form in einem nicht öffentlichen Backup-Verzeichnis gesichert werden.

 

  • Zweck der Datenerhebung und Datenspeicherung

Vereinsführung auf Basis der Vereinssatzung:

  • Vereinsführung und -organisation
  • Organisation satzungsgemäßer und durch die Mitgliederversammlung beschlossener Vereinsaktionen
  • Weitergabe an Dritte

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Elektronische Übermittlung der Daten zum Lastschriftverfahren an die teilnehmenden Banken
  • Keine Weitergabe der Daten 1) bis 5) an weitere Dritte oder Drittstaaten

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Elektronische Übermittlung der Daten zum Lastschriftverfahren an die teilnehmenden Banken
  • Die Fotos und die Übersicht der Vorstandsmitglieder werden in Papierform in der Overbergschule an der Pinnwand des Freundeskreises zur Außendarstellung gegenüber der Elternschaft und des Schulkollegiums angebracht.
  • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder wird in elektronischer oder in Papierform in der Overbergschule an das Finanzamt Delmenhorst zum Zwecke der Steuerprüfung und Feststellung der Gemeinnützigkeit übermittelt.
  • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder (ohne Foto) wird in elektronischer Form auf der Internetseite des Freundeskreises zum Zwecke der Außendarstellung veröffentlicht.
  • Keine Weitergabe der Daten 1) bis 5) an weitere Dritte
  • Dauer der Speicherung

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Dauerhafte Speicherung bis auf Widerruf der Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum zum Zwecke der Erstellung einer Ehemaligenliste
  • Löschung aller weiteren Daten bei Austritt aus dem Freundeskreis oder auf Widerruf

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Dauerhafte Speicherung bis auf Widerruf der Stammdaten: Name, Vorname, Adresse, Beitrittsdatum und Austrittsdatum zum Zwecke der Erstellung einer Ehemaligenliste
  • Löschung der Daten 6) und 7) bei Ausscheiden aus dem erweiterten Vorstand oder Widerruf
  • Löschung aller weiteren Daten bei Austritt aus dem Freundeskreis oder Widerruf

 

Teilnahme an Aktionen des Freundeskreises:

  • Die Daten zu 5) werden zur Organisation der Freundeskreis-Aktionen erhoben (Standdienst, Organisationszuständigkeiten). Die Daten werden nach Ende der Aktion gelöscht.
  • Einholung der Einwilligung

Nicht-Vorstandsmitglieder:

  • Einwilligung mittels schriftlichem Aufnahmeantrag

Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart:

  • Einwilligung mittels schriftlicher Einverständniserklärung
  • Vorgang bei Nachfrage eines Vereinsmitglieds zur Datenspeicherung
  • Dem Mitglied werden ausschließlich die ihm betreffenden Daten 1) bis 5) (Nichtvorstandsmitglied) bzw. 1) bis 7) (Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart) in schriftlicher Form mitgeteilt. Bereits gelöschte Daten können nicht mitgeteilt werden.
  • Dem Mitglied wird nach Verlangen schriftlich mitgeteilt, in welcher Form die Daten gespeichert werden (Kopie des Dokuments „Datenspeicherung und Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten“)
  • Vorgang bei Datenverlust oder Datenklau
  • Bei Bekanntwerden, dass personenbezogene Daten
    • ungewollt oder gewollt Dritten außerhalb des hier festgelegten Rahmens zugänglich gemacht worden sind oder
    • Datenträger ungewollt verlorengegangen sind oder
    • Unbekannte Dritte sich Zugriff zu den Daten verschafft haben,

so sind die betroffenen Mitglieder über den Vorgang zeitnah zu informieren.

  • Vorgang bei Verlangen auf Datenlöschung
  • Das Verlangen auf Löschung muss schriftlich erfolgen
  • Verlangt das Mitglied die Löschung der Daten 1) und 3), so kann dies nur in Folge der Kündigung aus dem Freundeskreis erfolgen, da die satzungsgemäße Zahlung des Mitgliedsbeitrags per Lastschrifteinzug nicht mehr gewährleistet ist.
  • Verlangt das Mitglied die Löschung der Daten außer 1) und 3), so ist dem Verlangen zu entsprechen
  • Der/die Vorsitzende und/oder der/die SchriftführerIn ist verantwortlich für die Löschung der Daten

 

  1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

 

  • Vorsitzender/Vorsitzende
  • Betroffene:
    • Alle Mitglieder
  • Datenkategorie:
    • 1) bis 6) sowohl Nicht-Vorstandsmitglieder als auch Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart
  • Speicherform und -ort:
    • Elektronisch und/oder in Papierform
    • Daten in Papierform werden in Sammelordnern abgelegt
    • Alle elektronischen Daten werden in gesammelter Form nach Möglichkeit auf einem verschlüsselten USB-Stick gespeichert
    • Alle elektronischen Daten können bei Bedarf als Backup in einem passwortgeschützten Verzeichnis auf einem Privatrechner und/oder in einem privaten Cloudrechner gespeichert werden
  • Zweck:
    • Allgemeine Mitgliederverwaltung, Pflegen der Mitgliederliste und Ehemaligenliste, Einladungen zur Jahreshauptversammlung, Erstellen von Mahnungen, Einladungen Freundeskreisaktionen, Organisation der Freundeskreisaktionen, Information (Elternbriefe, Info-Letter), Außendarstellung, Kommunikation Finanzamt
  • Form der Verarbeitung:
    • Erstellen einer elektronischen Mitgliederliste
    • Erstellen einer elektronischen Ehemaligenliste
    • Erstellen einer Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren
    • Erstellen von Listen zur Organisation der Freundeskreis-Aktionen (Standdienste, Organisationsdienste)
  • Datenübermittlung an Dritte:
    • Die Fotos und die Übersicht der Vorstandsmitglieder werden in Papierform in der Overbergschule an der Pinnwand des Freundeskreises zur Außendarstellung gegenüber der Elternschaft und des Schulkollegiums angebracht.
    • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder wird in elektronischer oder in Papierform in der Overbergschule an das Finanzamt Delmenhorst zum Zwecke der Steuerprüfung und Feststellung der Gemeinnützigkeit übermittelt.
    • Die Übersicht der Vorstandsmitglieder (ohne Foto) wird in elektronischer Form auf der Internetseite des Freundeskreises zum Zwecke der Außendarstellung veröffentlicht.
  • Datenaustausch:
    • Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren wird an den/die KassenwartIn übergeben
    • Austausch der Mitgliederliste mit dem/der SchriftführerIn
  • 1. VertreterIn des/der Vorsitzenden
  • Siehe Vorsitzender/Vorsitzende, nur im Vertretungsfalls
  • 2. VertreterIn des/der Vorsitzenden
  • Siehe Vorsitzender/Vorsitzende, nur im Vertretungsfalls des/der 1. Vertreters/Vertreterin
  • SchriftführerIn
  • Betroffene:
    • Alle Mitglieder
  • Datenkategorie:
    • 1) bis 3) sowohl Nicht-Vorstandsmitglieder als auch Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart
  • Speicherform und -ort:
    • Elektronisch und/oder in Papierform
    • Daten in Papierform werden in Sammelordnern abgelegt
    • Alle elektronischen Daten werden in gesammelter Form nach Möglichkeit auf einem verschlüsselten USB-Stick gespeichert
    • Alle elektronischen Daten können bei Bedarf als Backup in einem passwortgeschützten Verzeichnis auf einem Privatrechner und/oder in einem privaten Cloudrechner gespeichert werden
  • Zweck:
    • Allgemeine Mitgliederverwaltung, Pflegen der Mitgliederliste
  • Form der Verarbeitung:
    • Erstellen einer elektronischen Mitgliederliste
  • Datenübermittlung an Dritte:
    • Keine Befugnis, Daten an Dritte zu übermitteln
  • Datenaustausch:
    • Austausch der Mitgliederliste mit dem/der 1. Vorsitzenden
  • KassenwartIn
  • Betroffene:
    • Alle Mitglieder
  • Datenkategorie:
    • 1) bis 6) sowohl Nicht-Vorstandsmitglieder als auch Vorstandsmitglieder/KassenprüferIn/Kassenwart
  • Speicherform und -ort:
    • Elektronisch
    • Alle elektronischen Daten werden in gesammelter Form nach Möglichkeit auf einem verschlüsselten USB-Stick gespeichert
    • Alle elektronischen Daten können bei Bedarf als Backup in einem passwortgeschützten Verzeichnis auf einem Privatrechner und/oder in einem privaten Cloudrechner gespeichert werden
  • Zweck:
    • Allgemeine Mitgliederverwaltung, Einzug der Mitgliederbeiträge mittels Lastschriftverfahren
  • Form der Verarbeitung:
    • Verarbeitung der Datei zum automatisierten Lastschriftverfahren
    • Elektronische Übermittelung der Daten an die teilnehmenden Banken
    • Prüfung von Rücklasten
  • Datenübermittlung an Dritte:
    • Übermittlung der Daten zum Lastschrifteinzug an die teilnehmenden Banken
  • Datenaustausch:
    • Rückmeldung über Rücklastbuchungen an den/die 1. Vorsitzenden/Vorsitzende

Mit Mehrheitsbeschluss auf der Vorstandssitzung mit sofortiger Wirkung am 11.04.2018 beschlossen. Gültigkeit ist bis zur Abstimmung auf der nächsten Mitgliederversammlung im Jahre 2019 beschränkt.

Vorsitzender                                        Dr. Christopher Dölle

   
© Overbergschule Delmenhorst